Jan Ksiazkiewicz z uherskohradišťské společnosti INF, s. r. o., která se vývojem softwaru a poskytováním internetových služeb zabývá již téměř 15 let, poradí, jak na to. Navíc je tato firma oficiálním zastoupením společnosti IceWarp, která je výrobcem jednoho z nejlépe ceněných poštovních serverů na světě.

Jak si zřídit vlastní schránku?

V první řadě je nutno si uvědomit, k jakému účelu bude schránka sloužit. Pokud potřebuji e-mailovou schránku pro osobní komunikaci, abych kamarádům poslal přání k narozeninám, postačí zřídit si mailbox na některém serveru, který nabízí zřízení poštovních schránek zdarma. Na těchto serverech není většinou k dispozici moc velký prostor pro uložení zpráv. Je proto nutné méně důležité zprávy ze serveru mazat, aby nedošlo k přeplnění schránky a tím k odmítání nových zásilek pro nedostatek místa.
Nemáte ani možnost volit, na jaké doméně budou vaše schránky registrované. Není-­li vaše jméno nebo přezdívka volné, musíte si název většinou komolit tak, aby adresa vytvářeného mailboxu ještě nebyla obsazena. Vznikají potom úsměvné schránky jako např. franta534@gmail.com apod. Pro osobní komunikaci taková schránka většinou stačí.

Pokud však chcete používat tento mailbox k obchodnímu styku, nepůsobí poštovní schránky s podobnými názvy na zákazníky moc důvěryhodně, neboť z takovýchto mailboxů poskytovaných zdarma chodí většina podvodných e­mailů. Přesto spousta menších firem mailboxy zdarma využívá, protože neví, že zřízení a provoz plnohodnotných schránek na nejnovějších technologiích stojí již od několika desetikorun měsíčně.

Neuvědomují si například riziko, že pokud jejich zaměstnanec využívá svůj osobní e­mail pro obchodní komunikaci v jejich firmě, po ukončení pracovního poměru a odchodu, většinou ke konkurenci, si tento mailbox „odnáší“ s sebou i s adresami zákazníků, kteří byli zvyklí tento e­mail používat k obchodní komunikaci. Mezi našimi zákazníky máme hned několik, které bývalí zaměstnanci takto „vytrestali“.

Co to je spam?

Spam je nevyžádané sdělení masově šířené po internetu. Nejčastěji se jedná o reklamní zprávu, která je zaslaná majitelům poštovních schránek, aniž by o zaslání takovéto zprávy projevili zájem. Když pomineme, že odesílatel tímto porušuje hned několik platných zákonů, jedná se o nepříjemnou situaci, kdy uživatelé dostávají do svých schránek spoustu mailů, nabízejících různé erotické, popř. nelegální zboží. Nevyžádané zprávy se internetem šíří opravdu hodně. Do každé schránky našich zákazníků směřuje denně několik stovek až tisíc těchto spamů.

Pokud by naše poštovní servery IceWarp nebyly vybaveny nejpokročilejší antispamovou ochranou, museli by se naši zákazníci denně probírat stovkami zpráv, o které nemají zájem. Jelikož odesílatelé nevyžádaných zpráv neustále vymýšlejí nové a nové postupy, jak přelstít antispamové ochrany našich serverů, byly vyvinuty různé „učící-se“, které se postupně učí rozpoznávat nové druhy podvodných zpráv. Každý den navíc probíhá automatická aktualizace rozpoznávacích algoritmů přímo od výrobce serveru.

Moderní poštovní servery nabízejí mnoho služeb, které pomáhají uživatelům efektivněji pracovat se svými zákazníky. Nyní je už samozřejmostí, že si uživatel před dovolenou nastaví automatickou odpověď v nepřítomnosti, kdy je na zvolený okruh doručených zpráv automaticky zaslána odpověď informující odesílatele o tom, že příjemce pošty je mimo kancelář.

Hodně využívanou službou je dočasné přesměrování všech zpráv na jinou e-mailovou schránku, zaslání kopie zprávy jinému uživateli a spousta dalších funkcí, které si může uživatel sám aktivovat. Pro pracovní týmy od několika lidí až po stovky uživatelů může využívat takzvané groupwarové funkce, díky kterým se pomocí funkcí umístěných na poštovním serveru dají plánovat schůzky, šéf je schopen vidět aktuální plán schůzek svých podřízených a je schopen jim další schůzky naplánovat, je schopen kolegům zadávat úkoly ke splnění nebo využívat sdílený adresář zákazníků a obchodních partnerů. Dalšími funkcemi, které jsou na kvalitních poštovních serverech běžné, je i tzv. Instant Messaging pro jednoduchou komunikaci v reálném čase mezi uživateli nebo služba pro IP telefonii.

Vlastní server, nebo mailhosting?

Nejprve si musí zákazník rozhodnout, zda bude chtít vlastní poštovní server umístěný například ve své lokání síti ve firmě, popřípadě zda zvolí takzvaný mailhosting, kdy si pronajme poštovní server umístěný na počítačích poskytovatele. V našem případě jsou všechny servery umístěny na gigabitové lince připojené přímo k páteřní internetové síti.

Zřízení mailhostingu je otázkou několika hodin, kdy dojde k aktivaci domény uživatele a nastavení jednotlivých schránek. Cena za provoz se pohybuje v řádu desetikorun za jednotlivé poštovní schránky. V případě pořízení vlastního serveru je třeba vyřešit více otázek, nicméně po prvotní konzultaci s našimi odborníky jsme schopni zákazníkovi udělat nabídku na míru, včetně ceny a časového harmonogramu.

V obou případech jsme schopni aspoň částečně přemigrovat zprávy z původních e-mailových schránek zákazníka na nový server. Bližší informace lze nalézt na našich stránkách www.infnet.net .

V příštím čísle se opět vrátíme k webovým stránkám a řekneme si, jak postupovat, když webové stránky chceme začít vytvářet.

Pro Deník připravil Jan Ksiazkiewicz, INF, s.r.o. Uherské Hradiště